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管理組合理事会は代理人でも開催可能か 新宿区／59歳男性 |
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マンションの管理組合総会で理事5人のうちの1人として選ばれ、さらに理事会で理事長に選出されました。理事になった5人は皆仕事を持っていて多忙なため、理事会への出席が難しい状況にあります。総会と同様に、理事会でも書面または代理人によって議決権を行使することができるでしょうか。
総会の場合は、区分所有者となると同時に、組合員としての資格を取得し、総会へ出席して発言や議決する権利を有します。したがって、総会においては書面または代理人を選任して議決権を行使することができます。このことはマンション標準管理規約にも定められております。
ところが、理事会については管理規約に定められていないのが一般的です。理事会に出席できるのは、理事あるいは監事に限られていて、両者とも理事または監事にふさわしい者として総会で選出されたのですから、誰でもよいという訳にはいかないと考えられます。理事会は、理事が自ら出席し、その場で意見を出し合い、議論をし、その議論に基づいて議決することが求められます。このように考えると、理事会には、代理人が出席することは適当でないと考えるべきでしょう。同様に書面による議決権を行使できる旨の規定もないため、書面による議決権の行使も認められません。
しかし、区分所有者の多くは管理組合の運営について関心が薄く、理事になっても多忙であることも重なるなど、理事会に欠席して理事会の成立(過半数の出席)自体が容易ではないケースもあると思います。そこで、管理組合の実情に応じて代理人の出席を認める必要がある場合には、規約で代理人の出席を認める規定を設ければよいでしょう。その際、マンションと全く関係のない人を代理人とすることは不適当ですから、例えば「理事の配偶者または一親等の親族に限り代理人となることができる」といったように、限定して認めるのがよいでしょう。限定した代理人であっても、代理人を認めれば、書面による出席や議決権行使の必要性はかなり少なくなることと思います。
弁護士 山下英幸
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